FELHASZNÁLÓI FELÜLET
Bevezetésként nézzük át, mit látunk, mikor megnyitjuk a programot. Példaként én a 2019-es verziót fogom használni. Megnyitáskor egy üres táblázatot látunk, ahol a tábla sorai számokkal, míg oszlopai betűkkel vannak jelölve. A cella címét e két tengely való elhelyezkedése határozza meg, így a bal felső sarokban lévő cella az A1-es cella.
Ha lentebb visszük a tekintetünket láthatjuk, hogy a "Munka1" - vagy "Sheet1" angol nyelvbeállítás esetén - lap van kijelölve. Ez azért van, mert jelenleg ez az egyetlen táblázat van létrehozva ebben a fájlban, Munkafüzetben. Ha a "Munka1" fül melletti bekarikázott plusz jelre kattintunk, további táblázatokat hozhatunk létre. A fülre duplán kattintva át is nevezhetjük őket.
Ismét fentebb emelve a tekintetünket, láthatjuk a menüszalagot. Alapértelmezetten, megnyitáskor a "Kezdőlap" van kiválasztva. Ezen menüpont alatt láthatjuk más programokból is ismert szövegformázó eszközöket, mint a betűtípust kiválasztó legördülő lista, a félkövér, dőlt és aláhúzott gomb vagy a színeket beállító gombok. Itt látható még a cellák szegélyeinek típusát tartalmazó legördülő lista, ezektől jobbra pedig a szövegigazító gombokat. A három felső szövegigazítás cellán belül a függőleges míg az alsó három a vízszintes igazítást végzi. Meg kell itt jegyezni, hogy a beállítás alatt lévő formázások mindig az aktuálisan kijelölt cellákra lesz érvényes.
Az aktuálisan megnyitott táblázaton a cellák kijelölése egy egyszerű kattintással történhet. A kijelölés váltása történhet a billentyűzet nyilaival, illetve az Enter és Tab billentyűkkel. A nyilak esetén értelem azonos, míg az Enter esetén - általános esetben - lefelé, a Tab esetén jobbra való elmozdulást érünk el. Több cella kijelöléséhez használhatjuk az egeret, vagy a Shift billentyű lenyomása mellett a nyilakat.
A kijelölést segíti a sorokat és oszlopokat jelölő számok és betűk a táblázat szélein. Ezekre kattintva a hozzájuk tartozó sor vagy oszlop egésze kijelölhető.
A kijelölés egy speciális esete, mikor a táblázat egy értékekkel feltöltött területén szeretnék kijelölést végezni. A kijelölést ekkor meggyorsíthatjuk a CTRL gomb lenyomva tartásával. Ha a CTRL és Shift gombok lenyomása mellett az egyik nyilat megnyomjuk, akkor a kijelölés tartomány végét addig a celláig viszi, amíg abban az irányban nem talál üres cellát. Ez ellenkező esetben is működik; ha olyan celláról indítjuk a kijelölést, amely üres, a kijelölés vége az utolsó üres celláig fog tartani.
A teljes táblázat is kijelölhető a sorok és oszlopokat jelölő számok és betűk metszéspontjában, a bal felső sarokban lévő háromszöggel.
A cellák szélessége és magassága is állítható. Értelemszerűen ekkor a sorok és oszlopok magasságait állítjuk. Ez a cellák címét mutató felületen két betű, illetve két szám között lévő vonalra kattintva és az egeret mozgatva lehet megvalósítani.
Ha egyszerre több sort vagy oszlopot kijelölünk és a kijelölt tartományban az egyik ilyen határvonalra kattintva állítjuk a kívánt méretet, akkor a kijelölt sorok vagy oszlopok összesét állíthatjuk ugyanolyan méretűre.
A méretet megadhatjuk számszerűsítve is. Ehhez jobb egérgombbal kell rákattintani az állítandó tartományra, majd a legördülő listából kiválasztani a "sormagasság" vagy "oszlopszélesség" listapontot. Az ekkor megjelenő ablakon állíthatjuk a méretet.
CELLAFORMÁZÁS
A cellák egyik legfontosabb paramétere, azok formátuma. Sok formázási lehetőségünk van. Kezdjük talán a legegyszerűbekkel.
A cellákon a legprimitívebb beállítások a "Kitöltőszín", a "Betűszín", a szövegformázása, mint a betűméret, a betűtípus, sortörés, elrendezés vagy a szövegdekoráció. Ezeket a korábban tárgyalt módon tudjuk beállítani. Amilyen primitív azonban, ép oly fontos, hogy a táblázat esztétikus, áttekinthető és követhető legyen. Egy adott formázás azonban nem csak cellára, de oszlopra, sorra, vagy cellák egy csoportjára is vonatkozhat. Így a cellaformázáshoz tartozik a sormagasság, oszlopszélesség, és a cellaegyesítési tulajdonságok is.
Az összetettebb és a tábla információ tartalma szempontjából fontosabb formátum tulajdonság a cella tartalmának kategóriája. A tartalom kategóriája arra vonatkozik, hogy cella milyen jellegű adatot mutat, így ez lehet például "Dátum", "Szám", "Százalék", "Szöveg", stb. Ehhez vegyünk példaként egy táblázatot.
A minta táblázat egy egyszerű, tipikus példa, ahol az idő függvényében, kategóriánként gyűjtünk számszerűsíthető adatot. Három oszlopunk a "Dátum" a "Hely" és a "Kiadás".
Ha mindenféle előformázás nélkül csak beírjuk ezeket az adatokat, az Excel akkor is végez formázásokat a cellákon. Így, ha dátumot írunk be - bizonyos helyesírási kötöttségek mellett - az Excel akképpen fogja automatikusan formázni. Hasonlóan tesz a számokkal is. A példán látszik, hogy habár előzetesen nem lett állítva sorigazítás, a dátumot és számot jobbra igazítja, míg a szöveget balra. Ez az automatikus formázásnak köszönhető.
Azt, hogy milyen kategóriájú egy adott cella, azt a cellára tett jobb egérgomb kattintására megjelenő listán, a "Cellaformázás..." listapontot kiválasztva tekinthetjük meg.
A mintapéldán az előformázás nélkül azt láthatjuk, hogy a dátumok "Dátum" kategóriájúak lettek a beírást követően, míg a "Hely" és "Kiadás" értékei "Általános" kategóriájúak lettek.
Előfordulhat azonban, hogy az automatikusan beállított cellaformázások nem optimálisak. Például, ha egy telefonszámot vagy valamiféle csak számokat tartalmazó azonosítót szeretnénk rögzíteni problémát okozhat, ha az adott cella számként - vagy általános kategóriájúként - van formázva. Ekkor például speciális formátumként mutatja az értéket, ha nullával kezdődik egy számsor, azokat automatikusan eltávolítja, amely így közel sem célszerű. Ekkor át kell alakítani szöveg formátumúvá, vagy az adatnak megfelelő típust kiválasztani a „Különleges” kategórián belül.
A cellakategóriák egy speciális esete a dátumok kezelése. Tapasztalható olyan jelenség, hogy ha egy cellába, mely dátum formátumú, számot szeretnénk beírni, véletlenszerűnek tűnő dátum jelenik meg a számérték bevitelét követően. Például, ha "1" értéket írunk be, akkor "1900.01.01" jelenik meg. Ez a legkorábbi dátum, amely dátum kategóriaként rögzíthető. Ez annak köszönhető, hogy minden dátumérték átváltható egy racionális számmá az Excelben és a 0-hoz ez a dátum tartozik. Egész pontosan 1900.01.01 0:00:00.
A dátum mögött a "matek" úgy működik, hogy az említett időpont a kiinduló érték, majd ezt követően 1 érték az 1 nappal egyenlő. Tehát ha az '1900.01.01 0:00:00' dátumhoz hozzáadok 1-et, akkor '1900.01.02 0:00' az eredmény. Fontos megjegyezni, hogy ez nem 24 órás, hanem másodperc felbontásban működik. Így, ha például '2021.01.24 14:32:14' időpontot átalakítom számmá az Excelben, láthatom, hogy mennyi nap telt el 1900.01.01 0:00:00 óta. Ennek eredménye: 44197,6057175926.
A cellaformázás témakörénél meg kell említeni az "Egyéni" formátumot. Ez lehetőséget ad nekünk, arra, hogy némi szabadság mellett saját tetszésünk szerint állíthassuk a cella megjelenését. Így, ha a korábban már megjelenített ablakon, (jobbklikk/Cellaformázás...) a listából kiválasztjuk az "Egyéni" formátumot, a "Formátumkód:" címke alatt lévő szövegdobozban adhatjuk meg a cellánk kívánt szerkezetét.
Az egyéni formátum egy bizonyos kódolással adható meg. Ha a "0 000,##" mintát vesszük példaként, a "#" kettőskereszttel megjeleníthető helyiértékeket adhatunk meg a tizedes vesszőt követően - melyet értelemszerűen a vessző jelöl. A "0" nullával szintén megtehetjük ezeket, azonban az ezzel jelölt helyiértékeket biztos, hogy megjeleníti a cella, míg a kettőskereszt esetén ezt csak akkor, ha szükséges (tehát hordoz új információt az adott helyiérték). Szóközzel a szám három helyiértékes tördelését állíthatjuk be. Így a mintában szerepelt szám egy három helyiértékenként tördelt, maximálisan két tizedes jegyet megjelenítő számformátum lesz.
KÉPLETEK
A cellák formázása után követezzen a cellák legfontosabb tulajdonsága; a tartalom. Fogalmazhatunk úgy, hogy egy cella értéke lehet állandó vagy változó. Állandónak akkor nevezhető egy cella értéke, ha manuálisan bevitt értéket tartalmaz, azaz a cella értéke más celláknak - vagy egyéb tényezőnek - nem függvénye. Változónak pedig akkor lehet, ha az adott cella értéke más tényezőktől, más cellák értékétől függ. Ez akkor történhet, ha a cella értékét egy képlet eredménye adja.
A képletek a legtöbb esetben az alábbi struktúra szerint épülnek fel: egy "=" egyenlőségjelet követően egy függvény név - pl. SZUM, angolban: SUM - majd zárójelek között egy beviteli struktúra szerint más cellák hivatkozása, vagy manuálisan bevitt értékek (egyszerűbb képletek esetén már nincs szükség függvények meghívására elég a cellahivatkozások és a műveletet végző operátort beírni pl.: +,-,…). A függvényeket megtalálhatjuk kategóriájuk szerint, ha a szerkesztőléc melletti "fx" ikonra kattintunk. Mindegyik működéséről részletes magyarázatot kaphatunk a "Súgó a függvényről" hivatkozásra kattintva.
Nézzünk egy példát a korábbi mintatáblázatra!
A kiadásaimat szeretném összegezni, vagyis arra vagyok kíváncsi mennyi a "Kiadás" alatt eddig felgyülemlett érték. Ezt a "SZUM" függvénnyel tehetem meg. Ha kiválasztjuk a D1-es cellát majd beleírjuk az alábbit: "=SZUM(C2:C24)", a cella kiírja nekünk az eddig bevitt értékek összegét. A "=SZUM(" beírását követően az összegezni kívánt tartományt az egérrel is kijelölhetjük. Ha a beírt képletünk által kijelölt tartományban változtatunk valamelyik cella értékén, akkor összegzés értéke is vele változik.
Ha nem szeretnénk az egészet, csak néhány tetszőleges cella értékét összegezni, akkor "SZUM"-ot követő zárójelek között a kívánt cellák címkét pontos vesszőkkel elválasztva tehetjük meg. Pl.: "=SZUM(C2;C4;C10;C20)". Itt is használhatjuk az egeret a cellák kiválasztására, azonban a pontosvessző beírása szükséges mielőtt újabb cellát választunk ki. Fontos megjegyezni, hogy a képletekbe beírhatunk konstans adatokat is, így például a "=SZUM(3,2,1)" is helyes.
Előfordulhat, hogy képlet értéke nem frissül azonnal, csak ha belekattintunk a képletet tartalmazó cellába és megnyomjuk az Enter-t. Ez akkor fordulhat elő, ha a képletek értékeinek frissítése nincs automatikusra állítva. A "Képletek" menüpont alatt, jobb oldalt a "Számolási beállítások" menüponton tudjuk állítani "Automatikus"-ra vagy "Manuális"-ra.
A SZUM függvény egy egyszerűbb példája volt a képleteknek. Láthatjuk, hogy a megadott cellák és cellatartományok tetszőleges sorrendbe is beírhatók, a megadott paramétereknek nincs egymáshoz képest különböző szerepük. Mondhatni mindegy "melyiket adom, melyikhez". A képletek azonban, melyek bonyolultabb műveletek elvégzését teszik lehetővé az Excelben, több, különböző paraméter megadását követelik.
Erre - a matematikai képleteknél maradva - még az egyik legegyszerűbb példa a 'HATVÁNY' függvény példája. Egy cellába beírva a képletet láthatjuk a cella alatt megjelenő súgóablakban, hogy a képlet milyen paramétereket vár beírásra. A 'HATVÁNY' példájánál ez a 'szám' és a 'kitevő'. Ahogy a súgó is tájékoztatást ad erről, a paramétereket ";" pontos vesszővel elválasztva adhatjuk meg. A súgó abban is segítségünkre van, hogy láthassuk, melyik paraméter beírása történik éppen. Ezt úgy jelzi, hogy a súgóablakban félkövérrel szedi az aktuálisan írandó paraméter megnevezését.
Ha lenyitjuk a szerkesztőléc melletti "fx" gombbal megnyitható párbeszédablakot, a 'függvény kategóriája' címke melletti legördülő listában láthatjuk, hogy meglehetősen sok képlet típus létezik. Értelemszerűen a felhasználó célja szerint változik, hogy ezek közül melyiket használja leggyakrabban, vagy melyik a legoptimálisabb, azonban legjobb belátásom szerint van néhány univerzális, melynek mindenhol hasznát láthatjuk. A következőkben ezeknek történik a tárgyalása, azonban elkerülhetetlen, hogy előbb a képletek másolására és a cellahivatkozásokra vonatkozó tudnivalók említésre kerüljenek.
ABSZOLÚT ÉS RELATÍV HIVATKOZÁSOK
Úgy vélem, a legalapvetőbb az összetettebb képletek közül a 'HA' függvény. Ennek példáján nézzük meg a másolási és hivatkozási tudnivalókat.
A 'HA' függvény esetében 3 dolgot van lehetőségünk megadni:
- a kiértékelendő állítást
- a függvényt tartalmazó cella értékét, ha az állítás IGAZ
- a függvényt tartalmazó cella értékét, ha az állítás HAMIS
Kötelező jelleggel ezek közül csak a kiértékelendő állítást kell megadnunk, majd az állítás befejezését jelölő ';' pontosvesszőt. Ezt abból is láthatjuk, hogy a megjelenő súgó ablakban az opcionálisan megadandó paraméterek - esetünkben az 'érték_ha_igaz' és 'érték_ha_hamis' - '[ ]' szögletes zárójelek között vannak. Ha azonban nem adunk meg semmit, akkor az állítás igaz esetében 0-val fog visszatérni a függvény - mivel a pontos vesszőt követően valóban az van ott - az állítás hamis esetében pedig "HAMIS" értékkel, mert arra nem határoztunk meg semmit. Ennek tanulságán érdemes mindig megadni a paramétereket.
Tekintsünk meg egy példát a függvényre az előzőekben látott mintatáblázatban.
A kiadás oszlop mellett létrehozott "Több, mint 10 ezer" oszlop elemeit fogjuk megadni képlet segítségével. Ha a "Kiadás" oszlopban az érték nagyobb, mint 10.000, akkor azt az értéket szeretnénk látni ebben az új oszlopban, hogy mennyivel nagyobb, mint 10.000, ha viszont kisebb vagy egyenlő vele, akkor egy szöveg jelenjen meg azzal, hogy "Ez nem nagyobb".
A képlet az első címsor alatti sorban - tehát a D2-es cellában - az alábbi módon fog kinézni:
=HA(C2>10000;C2-10000;"Ez nem nagyobb").
Lépséről-lépsre:
Az "
Ezt követően beírtuk, hogy ha ez az állítás igaz, akkor az érték legyen
Ezt követően adjuk meg, hogy mi legyen a cella értéke, ha a C2-es cella nem nagyobb mint 10.000. Ehhez egy szöveget szeretnénk megjeleníteni. Ezt csak úgy lehet, hogy ha ' ' aposztróf jelek vagy " " idéző jelek között írjuk a kívánt szöveget (számok esetén ez nem szükséges). Tehát végül beírtuk, hogy
Ez után bezárjuk a képletet egy "
következőkben szeretnénk érvényesíteni ezt a "D" oszlop további celláira. Ehhez a képletek másolására lesz szükség. Ezt úgy tehetjük meg, hogy kijelölve a D2-es cellát, a kurzort odavisszük a cella jobb alsó sarkához. Mikor a kurzor a fehér keresztről átváltozik fekete keresztté, rákattintunk, majd lenyomva tartva az egeret elkezdjük lefelé mozgatni a kurzort, amíg a képleteket másolni kívánjuk.
Másik lehetőség, hogy duplán kattintunk a cella jobb alsó sarkára, mikor a kurzor fekete keresztté vált. Ekkor automatikusan addig másolja lefelé a cellákat, amíg a szomszédos oszlopban lévő cella nem üres.
Láthatjuk, hogy a képletek a várt eredményt hozták. Láthatjuk azt is, hogy a szerkesztőléc szövegdobozában megtekinthetjük a kijelölt cella értékét meghatározó képletet, míg magában a cellában a képlet végeredményét láthatjuk. Ismét kijelölve a D2-es cellát az előzőekben tárgyalt, általunk szerkesztett képletet láthatjuk a szerkesztőléc szövegdobozában azonban, ha elmozdulunk a "D" oszlopban lefele láthatjuk, hogy a képletek különböznek egymástól a cellahivatkozásokat illetően. Ami a D2-es cellában C2, az a D3-as cellában C3, és így tovább.
Ez annak köszönhető, hogy az Excel a képletek másolásakor, a képletekben lévő cellahivatkozásokat is módosítja a másolás irányával azonos mértékben. Tehát, ha ez a képlet 1000 cellával lentebb - tehát a D1002-es cellába - kerül másolásra, akkor a másoláskor megtett sorban és oszlopban kifejezett távolságra viszi a C2-es hivatkozást is, vagyis 1000 sorral és 0 oszloppal módosítja a cellahivatkozást, így lesz abban a képletben a C1002-es cellára hivatkozva.
Ebből sejthető már, hogy ez érvényes az oszlopok irányára is. Ha én ezt a képletet, mely a D2-es cellába van beírva és a C2-es cellára hivatkozik, például az F3-as cellába másolom be, akkor a C2-es hivatkozásom egy sorral lentebb, és két oszloppal jobbra mozdul el, tehát E3 lesz az eredmény.
Ezt a hivatkozási típust nevezzük relatív hivatkozásnak. Ebben az esetben - habár a cellák címeit vezetjük fel a képletben, mert így nekünk, a felhasználónak áttekinthetőbb - valójában ezzel az érintett cellától való távolságra hivatkozunk. Láthatjuk ezt abban is, hogy ha az előbbiekben leírt képletet egy "A" oszlopban lévő cellába másolnánk, a képlet hibára futna és akármi féle hivatkozás helyett egy "#HIV" szöveg jelenik meg a képletünkben - és mint cellaérték is az jelenik meg - mivel az "A" oszloptól jobbra már nincsenek további cellák.
Kikövetkeztethető, hogy szükségünk lehet arra, hogy a képletek másolásakor ez a hivatkozási elmozdulás ne történjen meg, vagyis az, hogy nem a szerkesztett cellától való távolsággal szeretnénk meghivatkozni egy értéket, hanem konkrét oszlopra és sorra szeretnénk hivatkozni. Erre ad lehetőséget az abszolút hivatkozás.
Folytassuk az előző példát!
Most az "E" oszlopban hasonló összehasonlítást szeretnék végezni a "C" oszlopban lévő értékekkel, mint a "D" oszlopba korábban beírt képlettel, azonban nem konkrétan arra vagyok kíváncsi, hogy 10.000-nél nagyobb-e, hanem egy tetszőlegesen megadott értéknél nagyobb-e, melyet az F1-es cella fog tartalmazni. Az F1-es cellába írjuk be elsőnek a 10.000-es értéket, így majd ugyanazt kell kapnunk az "E" oszlopban eredményként, mint a "D" oszlopban.
Az E2-es cellába az alábbi képletet kell beírni ehhez:
=HA(C2>F$1;C2-F$1;"Ez nem nagyobb").
Láthatjuk, hogy a képlet a korábbihoz hasonló, csak a "10000" helyén most "F$1" hivatkozás van. Ezzel az F1-es cellára hivatkozunk. Elsőnek nincs is különbség, ahhoz képest, mintha "F1"-et írtunk volna be, azonban az 1-es elé beírt "$" dollárjel a képletek másolásakor jelentős különbséggel bír. Ez annyit tesz, hogy a képlet másolásakor az Excel nem lesz tekintettel a sorok irányában végzet elmozdulásokra.
Így, ha lemásoljuk a képleteket a korábbi módszerrel láthatjuk, hogy ugyanaz az eredmény, mint a tőle balra lévő cellában. E mellett, ha megvizsgáljuk a képleteket, léptetve az E2 cellától lefele, megfigyelhetjük a szerkesztőléc szövegdobozában, hogy a "C" oszlopra hivatkozó rész a sorok léptetésével változik, míg az F1-es cellára hivatkozó abszolút hivatkozás nem változik a képletben.
Láthatjuk azt is, hogy változtatva az F1-es cellában lévő értéken, az "E" oszlopban lévő értékek is vele változnak a képletnek megfelelően.
A "F$1"-es cellahivatkozás vegyes cellahivatkozás, tehát relatív és abszolút egyben mivel, ha az oszlopok irányába történne a cellamásolás, akkor az oszlopra vonatkozó hivatkozás ebben az esetben még változna. Ha az oszlophivatkozást is abszolúttá szeretnénk tenni, akkor az "F" elé is egy "$" dollárjelet kell tenni, így a hivatkozásunk az alábbi módon fog kinézni: "$F$1". Értelemszerűen létrehozható kizárólag az oszlopra vonatkozó abszolút hivatkozás (esetünkben: $F1).
A hivatkozási típusok között a képlet beírása közben gyorsbillentyűvel is váltogathatunk; az billentyűzet "F4"-es gombjával változtathatjuk, hogy milyen hivatkozásúra szeretnénk alakítani a beírt cellahivatkozást.
GYAKORI FÜGGVÉNYEK
Most, hogy megismertük a képletek másolására és a cellahivatkozásokra vonatkozó alapvető ismereteket, térjünk rá a korábban említett univerzálisan használható, legalapvetőbb függvények megismerésére.
Az egyszerűség kedvéért az első pár függvény áttekintéséhez maradjunk a korábban felvázolt mintatáblázatnál. Ahogy azt korábban is tárgyaltuk ez a táblázat egy kiadásokat tartalmazó táblázat, mely tartalmazza a költséghez tartozó dátumot és a költség keletkezésének helyét. Ebből a táblázatból további információkat tudunk kinyerni. Legyenek ezek az információk azok, hogy a táblázat alapján mennyi az összköltsége az egyes kategóriáknak (helyeknek) és tudjuk meg, hogy az adott kategória hányszor jelent meg eddig a táblázatunkba. Összegezve tehát; hol, hányszor költöttünk és mennyit.
Ehhez készítsünk egy összegző táblázatot az adatgyűjtő tábla mellé. Három oszlopra lesz ehhez szükség, melyek a "Hely", az "Összeg" és az "Alkalmak száma". A "Hely" oszlopába írjuk be az összes helyet, melyet az adatgyűjtő táblánk tartalmaz: "Benzinkút", "Ruhabolt", stb. Ezekhez fogjuk hozzárendelni a további adatokat.
Gondoljuk át mit is szeretnénk kinyerni a táblázatból és összegyűjteni az "Összeg" oszlopba! Az alábbi módon tudnánk ezt megfogalmazni a "G2"-es cella esetében: a kívánt eredmény azon értékek összege "C" oszlopban, melyek mellett a "B" oszlopban a cella értéke "Benzinkút", vagyis az "F2"-es cella értéke.
Mondhatjuk úgy, hogy a "C" oszlop értékeit feltételesen összegezzük. Erre a célra szolgál a "SZUMHA" függvény. A megfelelő képlet, az alábbi módon fog kinézni:
=SZUMHA(B:B; F2; C:C).
A függvény az alábbi módon épül fel: első paraméter a "tartomány", mellyel megadjuk, hogy melyik az a tartomány, ahol keressük a feltételnek megfelelő értékeket. Mondhatni ebben a tartományban választja ki a függvény az összegzéshez releváns sorokat. Esetünkben ez a "B" oszlop. Így ezt adjuk meg: "B:B". Ezzel a hivatkozási módszerrel az egész oszlopot kijelöljük. Második paraméter a "kritérium", melynek értékét az első paraméterként megadott tartományban fogja keresni a függvény. Harmadik paramétere az "összeg_tartomány", melyben az összeadandó értékeket fogja összegyűjteni - esetünkben C:C tartományból - a korábbi két paraméterrel kiválasztott sorokból. A képletet a korábban ismertetett módszerrel másolhatjuk le.
A másik információ, amit ki szeretnénk nyerni, a költekezés alkalmainak száma volt az egyes "Hely"-eket illetően. Ezt egyszerűbb átgondolni; lényegében arra vagyunk kíváncsiak hány alkalommal szerepel az "F" oszlop értékei a "B" oszlopban. Ezt az információt a "DARABTELI" függvénnyel tudjuk kinyerni. A képlet az alábbi lesz a "H2"-es cellában:
=DARABTELI(B:B; F2).
A függvény első paramétere a "tartomány", melyben megadhatjuk azt a tartományt melyben a második "kritérium" paraméterként megadott érték előfordulását számolja meg. Megjegyzendő itt, hogy a tartomány itt lehet akár egy tábla is vagy néhány cella, nem feltétlenül egy oszlop.
Egy újabb táblába néhány egyszerűbb adatot is kigyűjthetünk. A "Kategória, Összeg" táblázatba gyűjtsük ki az alábbi adatokat: a kiadások átlaga, a legkisebb kiadás, a legnagyobb kiadás. Ezeket az "ÁTLAG", a "MIN" ÉS a "MAX" függvénnyel tehetjük meg, melyeknek egy paraméter adandó meg, a tartomány. A képletek tehát:
=ÁTLAG(C:C)
=MIN(C:C)
=MAX(C:C).
Itt fontos megjegyezni, hogy ezek a függvények ignorálják az üres cellákat vagy amellyek számértékként nem értelmezhető értéket tartalmaznak. Így kijelölhetjük az egész "C" oszlopot, az "ÁTLAG" függvény csak a számokat tartalmazó cellák átlagát veszi és a "MIN" függvény se nullát ír minimumnak. Ez főképp azért kedvező, mert ha a táblát később tovább vezetjük, az értékek frissülnek és nem kell folyamatosan hozzá írni a képletket.
A következő függvények demonstrálására egy újabb táblázatra lesz szükség.
Gyakori táblázat struktúra az, hogy valamilyen típusú egyedekről - például személyekről - tárolunk adatokat, így a táblázat bal szélére kerül az egyed azonosítója - neve - a mellette lévő oszlopokba pedig a tulajdonságai. Előfordulhatnak azonban helyzetek, amikor egy másik táblába szükségünk van ezekre az adatokra, azonban nem minden egyednek, nem minden tulajdonságára és nem is biztos, hogy ilyen táblázati struktúrában. Az ilyes fajta hivatkozásokban segít az "FKERES" függvény.
Nézzünk egy példát mely megérteti e függvény működését, tárgyal néhány további, egyszerűbb függvényt, ugyanakkor némiképp ismételjük a korábbiakban leírtakat.
A mintatáblázatban néhány személynek tároljuk egyes tulajdonságait, mint a "Kor", "Súly", stb. A cél legyen az, hogy két, tetszőlegesen kiválasztható személy paramétereit össze tudjuk hasonlítani és ehhez csak a nevét kelljen megadnunk.
Ehhez hozzunk létre két területet! Az egyik a személyek nevét meghivatkozó terület, a másik az összehasonlítás eredménye.
Az előbbi táblázatban megadjuk a két személy nevét. Ez a kis táblázat képletet nem kell, hogy tartalmazzon, ez egy manuálisan töltött terület. Az utóbbi táblázat 4 oszlopból kell, hogy álljon. Az elsőbe felsoroljuk a paraméterek neveit, a másodikba és harmadikba a paraméterek értékeit, majd a negyedikbe azok különbségeit, azonban az első oszlop kivételével ezt mind képlettel fogjuk megadni.
Az első sor a címsor alatt a "Név", ez a legegyszerűbb feladat; a "K1"-es cella csak egyszerűen meghivatkozza a "H2"-es cellát, míg az "L2"-es cella meghivatkozza a "H3"-as cellát.
A következő sorokban használjuk fel az "FKERES" függvényt.
A célunk ebben és a következő sorokban az, hogy ahol az egyedet azonosító érték szerepel az adatgyűjtő táblánk bal oszlopában, abban a sorban lévő, egy általunk meghatározott oszlopból gyűjtse ki az értéket. Ehhez a "K3"-as cellába beírandó képlet:
=FKERES(H2; A:E; 2; HAMIS).
Nézzük meg a függvény felépítését! Az első paraméter a "keresési_érték". Ezt az értéket fogja a függvény keresni a második "tábla" paraméterként megadott táblázat balszélső oszlopában. Fontos megérteni, hogy az értéket a kijelölt táblázatnak csak az első oszlopában fogja keresni. A harmadik paraméter az "oszlop_szám", mellyel azt adhatjuk meg, hogy melyik oszlop értékét keresse meg abban a sorban, ahol megtalálja az első paraméterként megadott értéket. Az utolsó paraméter egy két állapotú változó, ami vagy IGAZ vagy HAMIS. Ezzel azt állíthatjuk be, hogy az első paraméterként megadott keresési értékhez közelítő értéket is kereshet-e.
Ezt HAMIS-ra állítva azt állítjuk be, hogy kizárólag pontosan a megadott értéket - esetünkben nevet - kell keresnie a táblázat bal oldalán.
Az "L3"-as cellába ugyanezen logika szerint kell kitölteni, azonban itt a "H3"-as cellában lévő nevet keressük. Tehát:
=FKERES(H3, A:E; 2; HAMIS).
A további sorokban a képlet szintén ez, azonban itt a harmadik paraméterként megadott szám növekszik, hisz a "Súly" már a harmadik a "Szemszín" a negyedik, a "Hajszín" az ötödik oszlopban van. Így a képlet a "K" oszlopban az alsó három sorban:
=FKERES(H2; A:E; 3; HAMIS)
=FKERES(H2; A:E; 4; HAMIS)
=FKERES(H2; A:E; 5; HAMIS)
Az "L" oszlopban értelemszerűen ugyanez, csak a "H3"-as cellára hivatkozva.
Ha eddig nem írtunk semmit be a "H2"-es és "H3"-as cellába, akkor #HIÁNYZIK értékű a celláink, illetve akkor is ezt kapjuk, ha olyan nevet adunk meg mely nincs az adatgyűjtő táblában.
Nézzük a különbségeket megadó képleteket! A névhez értelemszerűen nincs értelme akármilyen kiértékelésnek, ide ne írjunk semmit. A korhoz egy kivonást kell végeznünk, azonban elegánsabb, ha negatív értékeket nem kapunk, mivel részünkről egyelőre mindegy, hogy ki az idősebb, a különbség mértékére vagyunk kíváncsiak. Ehhez használhatjuk az "ABS" függvényt, mely a meghivatkozott érték abszolút értékét adja vissza. A beírandó képlet az "M3"-as cellába:
=ABS(L3-K3)
Ezt használhatjuk az "M4"-es cellában is.
A következőkben nem skaláris értékeket szeretnénk összehasonlítani, így ide másra lesz szükség. Lényegében csak azt tudjuk ez esetben kiértékelni, hogy az adott paraméterek azonosak vagy különbözőek. Ezt egy "HA" függvény segítségével tudjuk kiértékelni.
A feladat egyszerű, ha a két szomszédos cella a "K" és az "L" oszlopban megegyezik, akkor legyen az érték "Azonos", ha ez nem igaz, akkor legyen "Különböző". Az alábbi képletet kell beírnunk az "M5"-ös cellába, amit utána le is másolhatunk az alatta lévő cellába:
=HA(K5=L5; "Azonos"; "Különböző")
Mint láthatjuk, ilyes fajta relációt végezhetünk szövegek között is. A képletünk értelmezése meglehetősen egyszerű; állításunk, hogy a K5 és az L5 egyenlő értékűek, ha ez IGAZ, akkor legyen a cella értéke "Azonos", ha HAMIS, akkor legyen "Különböző".
Ha most változtatjuk a "H2"-es és "H3"-as cella értékeit, vagyis más neveket írunk be, láthatjuk, hogy az értékek automatikusan változnak.
Néhány további függvénnyel, tegyük felhasználó baráttá az összehasonlító táblázatunkat!
Mint az említésre került, a táblázat "FKERES" kereső függvényt tartalmazó cellái "#HIÁNYZIK" értéket írnak ki, ha üres a "H2"-es vagy "H3"-as cella. Először egészítsük ki a képletünket egy ezt kiküszöbölő függvénnyel a "HAHIÁNYZIK" függvénnyel.
A "HAHIÁNYZIK" függvénynek két paramétert kell megadnunk. Az első "érték" paraméter egy olyan érték vagy cellahivatkozás, melynél fennáll a lehetőség, hogy értéke valamilyen okból kifolyólag #HIÁNYZIK értékű lesz. Esetünkben ez érvényes az "FKERES"-el megadott képletünkre. A második "érték_ha_hiányzik" paramétere, pedig az az érték, amit akkor kell felvennie a cellának, ha az első paraméterként megadott érték a #HIÁNYZIK értéket veszi fel.
Tehát ha az első paraméterként megadott érték nem #HIÁNYZIK értékű, akkor annak az értékét veszi fel, ha azonban mégis #HIÁNYZIK értékű, akkor a második paramétert veszi fel értékként.
Célunk az, hogy az eddig megadott képlet legyen a "HAHIÁNYZIK" első paramétere, és ha ez a képlet #HIÁNYZIK - például mert a táblázatban nem szereplő nevet adtunk meg - akkor az érték legyen "A név nem szerepel a táblázatban" értékű. A "K3"-as cellába beírandó képlet így:
=HAHIÁNYZIK(FKERES(H2; A:E; 2; HAMIS);"A név nem szerepel a táblázatban")
Láthatjuk, hogy az előzőekben beírt képlet szerepel a "HAHIÁNYZIK" függvény első paramétereként, míg másodikként a kívánt mondat #HIÁNYZIK esetén. Ugyanezt megtéve a táblázat többi "FKERES"-t tartalmazó celláival láthatjuk, hogy ha a táblázatban nem szereplő nevet írunk be a "H2"-es vagy "H3"-as cellába, akkor megjelenik a kívánt üzenet.
Ekkor azonban az "M" oszlopban a kivonásokat végző cellák esetén megjelenik egy újabb hibát jelző érték, mégpedig az #ÉRTÉK!. Ez azért jelent meg, mert matematikai művelet szerepel benne, holott az általa meghivatkozott cella jelenleg egy szöveget tartalmaz.
Láthatjuk, hogy megjelent egy zöld jelzés a cella bal felső sarkában, mely a hibát jelzi, ha pedig belekattintunk a cellába megjelenik egy fehér négyzet benne egy felkiáltó jelet mutató sárga tábla. Ha ezt lenyitjuk láthatjuk az üzenetet, hogy "Értékhiba". Ezt is illik kiküszöbölni. Erre is rendelkezésünkre áll egy függvény.
Az ilyen értékhiba megjelenésének elkerülése érdekében használatos függvény a "HAHIBA" függvény. Struktúrájában ugyanaz, mint a "HAHIÁNYZIK" függvény egyszerűen csak a felhasználási területük különböző. Ha ugyanúgy beágyazzuk a jelenlegi képletet ebbe a függvénybe mint, ahogy azt tettük az "FKERES" és a "HAHIÁNYZIK" esetén, akkor el is kerülhetjük ezt a problémát. Itt nincs szükség külön üzenetre, hisz akkor fog ilyen érték keletkezni, ha a szomszédos cellában a hibaüzenetünk van, így második paraméterként adjuk meg, hogy ne jelenjen meg semmi, amit két "" idézőjellel tehetünk meg. Az "M3"-as cellában így a képlet az alábbi lesz:
=HAHIBA(ABS(L3-K3); "").
Az alsó két cella - az "M5" és "M6" - azonban még mindig mutatja az összehasonlítás eredményét, ami fals érték, hisz most a hibaüzenetünkhöz képest végez relációt. Erre is csinálhatunk egy újabb ellenőrzési metódust, amely alkalmazható lehetne az "M3" és "M4"-es cellákra is, kiváltva a "HAHIBA" függvényt (a példa kedvéért azonban szükséges volt végigmenni a "HAHIBA" függvényen).
Ez esetben egy függvény-kombinációval küszöböljük ki a hibalehetőséget és megismerjük az egyik logikai kapcsolat függvényt, az "ÉS" függvényt.
Ez úttal a hibát úgy küszöböljük ki, hogy ellenőrizzük, hogy a beírt nevek szerepelnek-e az adatgyűjtő táblában, és csak ezen feltétel teljesülésekor történjen kiértékelés.
A képlet az alábbi logika szerint fog működni: ha a "H2"-es cellába beírt név nullánál többször szerepel a listában és a "H3"-as cellába beírt név nullánál többször szerepel a listában, akkor megtörténik a kiértékelés, ha ezek egyike HAMIS, akkor a cella üres lesz.
Ehhez használni fogjuk az "ÉS" függvényt. Az "ÉS" függvényben ";" pontosvesszőkkel elválasztva tehetünk logikai állításokat. Ha ezek közül akár egy is HAMIS, akkor a teljes függvény eredménye HAMIS. Ha az összes állítás benne IGAZ, csak akkor IGAZ a függvény eredménye is. Habár itt nem használjuk, de ennek párja a "VAGY" függvény, melyben szintén logikai állításokat sorolhatunk fel, és ha azok egyike IGAZ, akkor a függvény eredménye IGAZ, ha az összes állítás HAMIS, akkor a függvény eredménye HAMIS.
Egy példán keresztül:
Egy állás betöltéséhez szükséges lehet angol tudás ÉS érettségi ÉS vezetői engedély, tehát ezek közül mindnek teljesülnie kell, hogy alkalmas legyen valaki az adott munkára.
Egy doboz felnyitásához pedig megfelelő eszköz lehet a kés VAGY olló VAGY tapétavágó. Ezek közül elég csak az egyiknek teljesülnie – elég, ha az egyik van birtokunkban, a többi nincs.
További logikai függvények is léteznek azonban ezek az alapvetők.
Ültessük be ezt a mi példánkba! Az M5-ös cellában így a képlet:
=HA(ÉS(DARABTELI(A$2:A$1000; H$2)>0; DARABTELI(A$2:A$1000; H$3)>0); HA(K5=L5; "Azonos"; "Különböző"); "")
Nézzük át ezt most lépésről-lépésre!
=HA(
A képlet elején megnyitjuk az első "HA" függvényt, ezzel szeretnénk ellenőrizni, hogy kell-e egyáltalán kiértékelni a szomszédos cellákat. Ehhez jön az állítás:
=HA(
Megnyitjuk az "ÉS" függvényt, mivel több állítás "IGAZ" létéhez szeretnénk kötni a feltételeket. Ezek a "H2"-es és "H3"-as cellák értékeinek vizsgálata lesz.
=HA(ÉS(
Megtettük az első féltételt: A "H2"-es cellában lévő értéknek nullánál többször - tehát legalább egyszer - szerepelnie kell az adatgyűjtő táblában, hogy IGAZ legyen. Mivel az "A1"-es cellát nem szeretnénk névnek tekinteni, ezért nem az egész oszlopot csak egy tartományt adunk meg, amely biztos elég lesz esetleg további nevek beírása esetén is: "A2:A1000".
A tartományt és a "H2"-es cellának sorait abszolút hivatkozással hivatkozzuk meg, mivel másolni fogjuk a képletet a sorok irányába. Egy pontos vesszővel lezárjuk az első állítást az "ÉS" függvényen belül.
Szükség van a "H3"-as cella kiértékelésére is, ezért az előzőhöz hasonlóan ezen feltétel a következő:
=HA(ÉS(DARABTELI(A$2:A$1000; H$2)>0;
Az előzőekben tárgyaltakat ismételtük meg, azonban a "H3"-as cellával. Ezt követően lezártuk az "ÉS" függvényt a ")" zárójellel, majd a "HA" függvény első paraméterét, az állítást egy ";" pontosvesszővel. Ez az állítás tehát akkor lesz IGAZ, ha "H2"-es és "H3"-as cellában lévő név is szerepel legalább egyszer az "A2:A1000"-es tartományban. Ezt követően kell megadni azt az értéket, amelyet IGAZ állítás esetén szeretnénk, hogy felvegyen a cella, tehát a korábban szerepelt kiértékelést.
=HA(ÉS(DARABTELI(A$2:A$1000; H$2)>0; DARABTELI(A$2:A$1000; H$3)>0);
Beírtuk IGAZ esetén teljesülendő értéket, tehát a szomszédos cellák kiértékelését, majd lezárjuk ezt egy ";" pontosvesszővel. Ezt követően már csak a HAMIS esetben kívánt cellaértéket kell megadnunk, melyben üres cellát szeretnénk látni, tehát két darab idézőjel: "". Ezt követen pedig lezárni a "HA" függvényt.
Így ismét a teljes képletünk:
=HA(ÉS(DARABTELI(A$2:A$1000; H$2)>0; DARABTELI(A$2:A$1000; H$3)>0); HA(K5=L5; "Azonos"; "Különböző");
Mint látható egy kissé hosszú - talán túlbonyolított - képlet lett, azonban jól demonstrálja a függvények használati lehetőségeit és kedvező is ezen rész lezárásához.
MÁSOLÁS
Mint azt korábban tárgyaltuk egy cellának több paramétere is van, így például a formátuma, a tartalma és az értéke. Formátumhoz tartozik a megjelenés összes komponense, tartalma, a cella értékét meghatározó képlet vagy érték, és maga a cella értéke. Másolás esetén figyelembe kell venni, hogy melyiket szeretnénk másolni.
Előző témakörben már végeztünk másolást a képletekkel. Ekkor a cella tartalmát és formátumát másoltuk le a cella jobb alsó sarkára kattintva. Legyen azonban most feladatunk az, hogy az összehasonlító táblázat értékeit átmásoljuk egy másik munkalapra!
Ha kijelöljük a táblázatot, másoljuk a "CTRL+C" billentyűkombinációval, majd egy új munkalapon kijelölve az "A1"-es cellát beillesztjük a "CTRL+V" billentyűkombinációval, az eredmény nem túl kedvező. Látható, hogy ez esetben is a cella tartalmát, azaz cella képleteit másolta át és nem az azok által az eredeti fülön meghatározott értékeit. Ez esetben a már ismert "#HIV" hivatkozási hiba értékkel térnek vissza a cellák, mely az általuk tartalmazott relatív hivatkozású képletek okoznak, mivel itt nem létező cellákra hivatkoznak. Ez esetben azonban csak a cella értékét kívánjuk beilleszteni.
A beillesztési módok közül többféle módon is választhatunk. Egyrészt a beillesztést végezhetjük úgy, hogy a "CTRL+V" billentyűkombináció helyett a kívánt beillesztési tartomány bal felső sarkában lévő cellára kattintunk jobb egérgombbal, majd ezt követően a "Beillesztés beállításai" menüpont alatt kívánt beillesztési módot, mely esetünkben az "Érték" mód lesz, mely az ikonok közül az, mely "123"-al van jelölve.
Beilleszthetjük "CTRL+V" billentyűkombinációval is, majd utólag, a jobb alsó sarokban megjelenő "(Ctrl)" szöveget tartalmazó ikon kattintására megjelenő ablakban választjuk ki a kívánt módot.
.jpg)
 123 menüpont.jpg)
Ha az "Értékek" szerint illesztjük be a táblázatot, akkor láthatjuk a szerkesztőlécben is, hogy már nem képleteket tartalmaznak a celláink, hanem a másik fülön az azok által meghatározott értéket. Láthatjuk azt is, hogy a másik fülön lévő formátumot sem kapta meg a beillesztési tartomány. Ez a háttérszínek mellet különösen akkor szembetűnő, amikor dátumértéket másolunk ilyen módon, mivel ez esetben lehetséges, hogy itt már számként jelenik meg - a korábban tárgyalt logika szerint.
Ha formátumot is szeretnénk áthozni az érték mellett, az említett menüpontoknál az "Értékek és forrásformátum" lehetőséget kell kiválasztanunk.
 értékek és forrásformátum.jpg)
Elképzelhető azonban, hogy pont a képletre lenne szükségünk egy másik területen. Fontos azonban itt megjegyezni, hogy ügyelni kell a cellahivatkozások módjára is, ahogy a korábbi példában láthattuk. Képlet beillesztésére - formátum másolás nélkül tehát - az "fx" feliratú ikonnal van lehetőségünk.
Képletmásolást - a leggyakrabban - akkor érdemes végezni, ha azonos számításokra van szükségünk azonos struktúrájú táblázatokban. Azonos struktúra alatt az értendő, hogy a képlet beillesztésére kiválasztott cella mellett ugyanolyan távolságokban vannak a számításban résztvevő sorok, oszlopok, cellák, mint ahogy az a másolandó képlet eredeti helyén van.
Ha csak a cellák formátumát szeretnénk másolni, az előbbiekhez hasonlóan is megtehetjük a megfelelő ikon kiválasztásával, mely ez esetben a "Formázás" ikon. Előfordulhat, hogy a forrásnál kiterjedtebb cellatartományra szeretnénk érvényesíteni a másolt formátumot. Ekkor a beillesztés előtt ki kell választani ezt a kiterjedtebb tartományt, majd beillesztést követően kiválasztani a lehetőségek közül a "Formázás" ikont.
Másik lehetőségünk is van a formátummásolásra. Ez a Kezdőlapon, bal oldalt, felül az ecset ikonnal tehetjük meg. Először kiválasztjuk a másolni kívánt tartományt megnyomjuk az ecset gombot, majd kijelöljük a formázandó cellákat. Az egér felengedésekor ekkor végbe is megy a formátum másolás, de ekkor a másolás befejeződik. Duplán kattintva az ecsetre az egér felengedését követően is jelölhetünk ki további területeket, addig amíg az ecset újra megnyomásával, vagy az "ESC" billentyű megnyomásával ki nem kapcsoljuk ezt funkciót.
FELTÉTELES FORMÁZÁS
Formázás segítségével egy táblázatból sokkal könnyebb kiemelni a lényeges adatot, illetve annak megjelenésével utalhatunk a tartalom jellegére. Egy költségeket tartalmazó táblázatban a nagyobb kiadásokat jelölheti egy figyelem felkeltő szín, vagy egy alvási időket követő táblázatban utalunk színnel az alvás megfelelőségére.
Ha ehhez hasonló, a színekkel vagy más formátum beli megjelenéssel szeretnénk figyelemfelkeltőbbé tenni a táblázatunkat, érdemes a feltételes formázás opciót használnunk.
Feltételes formázással automatizálhatjuk egy vagy több feltétel teljesülésekor a celláink formátumát. Nézzünk példákat erre!
Egy egyszerű napi kiadásokat tartalmazó táblázatban azokat az összegeket szeretnénk piros színnel kiemelve látni, ahol a kiadott összeg meghaladta az 50.000 forintot. Ehhez jelöljük ki a kívánt tartományt, ahol szeretnénk, hogy ez a szabály érvényesüljön
Ezt követően a Kezdőlapon a "Stílusok" menü csoportnál kattintsunk a "Feltételes formázás"-ra. A menüponton belül válasszuk ki a "Cellakijelölési szabályok"-at, majd ezen belül a "Nagyobb mint..." lehetőséget.
Ekkor megjelenik egy ablak, ahol megadhatjuk a határértéket melyet, ha meghalad a cella értéke, a formázás teljesül. A legördülő listából választhatunk előre megadott formázási lehetőségeket, illetve lehetőségünk van az "Egyéni formátum..."-ra kattintani.
Ha ez utóbbit tesszük, újabb ablak nyílik meg. Itt válogathatunk betű- és háttérszín, a betűméretére és típusára, a cella szegélyére és típusára vonatkozó beállítások közül.
Ha jóváhagyjuk a beállításokat, láthatjuk az eredményt.
Meg kell jegyezni, hogy ez a formázási szabály a cella formátumához tartozik, így ez is másolható. Ekkor azonban a szabályt másoljuk, nem az aktuálisan látható formátumát a cellának.
Ha továbbiakban mégis szeretnénk formázni olyan cellát, melyre feltételes formázás érvényes, akkor olyan formátum elemekkel ezt megtehetjük, amelyek nem érintettek a feltételes formázásban – esetünkben például állíthatjuk, hogy félkövér legyen a cella - azonban a felételes formázást „manuális” formázással nem írhatjuk felül – esetünkben például a háttérszínt - ezek akkor teljesülnek, ha a feltételes formázás nem él az adott cellán.
Nézzünk példát egyszerre több feltételes formázás megadására! Ehhez megfelelő lesz a korábban említett alvási idő formázással való minősítése.
Legyen a szabály az, ha az alvási idő 7:45 és 8:15 óra között van, akkor megfelelő, melynek színe zöld, ha 7:45 és 7:00 óra között van akkor közepes, ekkor legyen citromsárga, 6:00 és 7:00 óra között már kevés, ez legyen narancssárga, 6:00-nál pedig kevesebb alvás legyen nem elégséges, ez legyen piros. A 8:15 óra feletti értékek legyenek kékek, jelölve ezzel azt, hogy ekkor több alvásra volt szükség.
A korábbi példához hasonlóan a formázandó cellatartomány kijelölését követően, érjük el a "Cella kijelölési szabályok"-at, azonban most válasszuk a "Két érték között..." lehetőséget. A megjelenő ablakon értelemszerűen írjuk be 7:45 - 8:15-ös tartományt.
A már ismertetett módon az „Egyéni formátum…” pont alatt állítsuk be a korábban tárgyaltaknak megfelelően a háttérszín formátumot. Ezt követően ismételjük meg ezt a "7:00 - 7:45"-ös, majd a "6:00 - 7:00"-ás tartománnyal.
A 6:00-nál kevesebb szabályt létrehozhatjuk ugyanígy, mint "0:00 - 6:00"-ás tartomány, elegánsabb azonban, ha ebben az esetben a "Kisebb mint..." lehetőséget választjuk a "Két érték között..." helyett. Majd cselekedjünk hasonlóan a 8:15-nél nagyobb értékek esetén a "Nagyobb mint..." lehetőséggel.
Kész a feltételes formázásunk, ami az esetek nagy részében működik is. Azonban, ha így adjuk meg a tartományokat elképzelhető, hogy a határon lévő értékek esetén nem az elképzelésünk szerint formázza az Excel a cellákat. Ez annak köszönhető, hogy a "Két érték között..." szabály megengedi az egyenlőséget, így a határon lévő értékekre egynél több feltételes formázás is érvénybe kerül.
Azt, hogy ilyen esetekben melyiket látjuk működni, a hozzáadás sorrendje szabja meg. A később hozzáadott formázási feltétel lesz magasabb prioritású, így ezen formázást látjuk érvényesülni. Ezen a prioritáson utólag is változtathatunk.
A változtatást a "Feltételes Formázás"-on belül a "Szabályok kezelése..." menüpontban érhető el.
Az ablak jobb felső részén található nyilakkal tudjuk az egyes szabályok prioritását növelni vagy csökkenteni.
Másik megoldást jelenthet, ha a tartományokat úgy adjuk meg, hogy ne legyen ütközés, a példa kedvéért azonban fontos volt ezt megnézni.
SZŰRŐK
Kiterjedtebb táblázatoknál egyes adatok megkeresése nehézkes feladat lehet, ha az ember csak a szemével pásztázza a táblázatot, hátha megtalálja a kívánt adatot vagy adatokat. Többek között ebben van segítségünkre a szűrők.
Ha veszünk egy példát, ahol öt lakótárs osztja meg maga között a háztartási teendőket, akkor szűrők segítségével pár kattintással gyorsan előkeríthetők azok az adatok, mint például egy adott dátumban a feladatok kiosztása.
A szűrőket az "Adatok" fül alatt a "Rendezés és szűrés" menücsoportban találjuk vagy a "Kezdőlap"-on a menü jobb felső részen "Rendezés és szűrés" menüpontnál. Ezen felül előhozható a „Ctrl+Shift+L” billentyűkombinációval.
Ha az aktuális kijelölés a táblázat egy értékén van és megnyomjuk a szűrő gombot az említett helyek egyikén, akkor a táblázat felső sorában cellánként megjelenik egy kis háromszöget tartalmazó gomb. Ha ezt lenyitjuk, egy listában láthatjuk az adott oszlopnak az összes előforduló egyedi értékét, azok mellett pedig négyzeteket pipákkal. Megjegyzendő, hogy a címsor - tehát esetünkben a "Dátum", "Személy", "Feladat" - értékei ezekbe nem tartoznak bele.
A lista felső sorában láthatjuk az "(Az összes kijelölése)" lehetőséget. Ha csak egyet szeretnénk kiválasztani a lehetőségek közül, akkor előbb ezt nyomjuk meg, így az összes lista elem mellől eltűnik a pipa.
Ha rászűrűnk egy lista elemre, például a "Személy" esetén Szandit választjuk ki, jóváhagyjuk a szűrést, láthatjuk, hogy az Excel a Szandit nem tartalmazó sorokat eltűntette.
Ha oldalra tekintünk a sorok számozására, láthatjuk, hogy ezek a sorok még ott vannak, csak a táblázat ideiglenes elrejtette.
Ha most azt szeretnénk látni, hogy Szandi mikor takarított, akkor ezen szűrő mellé kell még hozzáadnunk egy szűrőt, ebben az esetben azonban a "Feladat" oszlophoz rendeljük a szűrőt.
Ha most azt szeretnénk látni, hogy egy adott dátumon, hogy alakultak a feladatok, akkor az eddigi szűrőket törölni kell. Ezt a szűrővel ellátott oszlopokon, a szűrőablak egyesével való megnyitásával, majd ott a „Szűrő törlése” listapontra kattintva tudjuk megtenni.
Másik lehetőség, hogy a korábban tárgyalt szűrő gombokra kattintva az összes szűrés egyszerre kikapcsolható.
Mint látható, dátum szűrés esetén az Excel egyszerűsíti számunkra a nap kiválasztását azzal, hogy hónapokra – kiterjedtebb táblázatoknál évekre - osztja fel szűrőt.
Ha itt kiválasztunk egy dátumot, láthatjuk az adott nap feladat kiosztását.
Ha esetleg az így megjelent táblázatokat külön táblázatként szeretnénk kezelni, akkor a már tárgyalt módon kijelölhetjük és beilleszthetjük egy másik munkalapra, így a szűrő által rejtett sorok nem lesznek kijelölve.
Hasonlóan működik a szűrt táblázat formázások esetén. Amennyiben szűrt kijelölt tartományra állítunk be formázásokat, azok csak az aktuálisan megjelenített cellákra lesznek érvényesek. Ezzel szembesülhetünk is a szűrők kikapcsolását követően.
Itt szintén megjegyzendő, hogy amennyiben a táblázatunk különböző háttérszínű sorokat tartalmaz, ezekre is tudunk szűrőt beállítani.
Az Excel annak tekintetében is kínál szűrési lehetőségeket, hogy az adott oszlop milyen típusú adatot tartalmaz. Így például a dátumokat, számokat, szöveg típusú adatokat más megközelítésben is szűrhetjük.
Dátum esetén többek között egy határidő előtti vagy azt követő dátumokat tartalmazó sorokra szűrhetünk, vagy időtartományra két érték megadásával.
Szöveget tartalmazó oszlop esetén pedig van lehetőségünk a konkrét érték helyett, csak részletet megadni. Értelemszerűen például a „Kezdete…” esetén minden olyan sort kiválaszt, melybe a megadott szövegrészlettel kezdődik az adott cella értéke.
Szám esetén ezekből már szinte következik, hogy milyen lehetőségink vannak. Az olyan triviális lehetőségek mellett, mint a „Nagyobb, mint…”, „Kisebb, mint…” mellett van lehetőségünk, az átlagnál nagyobb vagy kisebb értékekre való szűrés.
Ezek mellett pedig van lehetőségünk a „Toplista…” szűrőre kattintva a megjelenő párbeszéd ablakon egy általunk megadott darabszámú toplistára szűrni, ahol kiválaszthatjuk, hogy a legnagyobbakat vagy a legkisebbeket szeretnénk kiszűrni.
RENDEZÉS
A szűrők mellett említést kell tennünk a táblázatok rendezési lehetőségeiről. A rendezés a sorok sorrendjében történhet. Ez lehet ábécésorrend, érték vagy dátum esetén csökkenő vagy növekvő sorrend.
A sorrendbe állítást a már a szűrésnél is használt párbeszédablakban találjuk. Ez esetben azonban a szűrőnek be kell kapcsolva lennie. E mellett a menüszalagon megtalálható még ott, ahol a szűrés is; A „Kezdőlapon” jobb oldalt, az „Adatok” fülön középen.
A párbeszéd ablakban a működés triviális; a lenyitott fülhöz tartozó oszlopban lévő adatok szerint fog történni a rendezés attól függően, hogy melyik opciót válasszuk („A-Z”, ”Z-A”, ”csökkenő”, „növekvő”,stb.).
Ezen opciónál valamit fontos figyelembe venni: a rendezés csak azokra az oszlopokra fog megtörténni, amelyekre be van kapcsolva a szűrő. Ezt úgy láthatjuk, hogy az adott oszlop első során – a címsoron – megjelenik a kis háromszöget tartalmazó gomb.
Ezt azért fontos megjegyezni, mert amennyiben az egyik oszlopra valami oknál fogva nincs bekapcsolva a szűrő és mi ezen módszerrel rendezünk, akkor ezen oszlophoz képest a másik kettő elcsúszik.
A mintatáblázatunkban például, ha a „Dátum” és a „Személy” oszlopokra működik a szűrő a „Feladat” oszlopra nem, és a „Személy” oszlopra végrehajtunk egy „A-Z” rendezést, láthatjuk az eredményt.
Míg a „Dátum” és a „Személy” oszlopok megtartották egymáshoz képesti identitásukat a „Feladat” oszlop nem követte le a sorrendbeli változást, így nem a tárolni kívánt adatok kerültek mellé. Ez komoly, akár visszafordíthatatlan adatvesztéshez is vezethet.
Másik lehetőségünk, a menüszalagon elérhető rendező gombokkal való rendezés. Ez arra az oszlopra fog vonatkozni, ahol a kijelölésünk a gomb megnyomásakor van.
Ezeknél a gomboknál szintén érvényes az előbbiekben említettek; a szűrővel ellátott oszlopok együtt fognak rendeződni a szűrővel el nem látott oszlopoktól függetlenül azonban, ha szűrő mentes oszlopot rendezünk, úgy a szűrővel ellátott oszlopok is rendeződnek vele.
Előfordulhat, hogy több szempontos rendezést szeretnénk végezni. Mintákban például elsősorban dátum szerint növekő sorrendben szeretnénk látni a sorokat, de az egy dátumhoz tartozó sorokban a személyeket ábécé sorrendben szeretnénk látni.
Ezt az eddig tárgyalt módszerrel úgy tudjuk megtenni, hogy előbb a személyeket, ezt követően pedig a dátumot rendezzük. Tehát a prioritással ellentétes sorrendben kell a rendezéseket elvégezni.
Másik lehetőségünk, hogy az „Adatok” fülön belül „Rendezés” gombra kattintva előhozzuk a „Rendezés” ablakot. Ezt úgy is előhozhatjuk, hogy a táblázat területén jobb egérgomb megnyomásával előhozható listán a „Rendezés” allistán belül az „Egyéni sorrend…” pontra kattintunk.
A megjelenő ablakon kiválasztjuk az „Oszlop” címkéjű legördülő listából a „Dátum” lehetőséget, a „rendezés alapja” alatt a „Cellaértékek”, majd a „Sorrend” alatt a „A legrégibbtől a legújabbig” lehetőséget.
Ezt követően a bal felső sarokban az „Újabb szint” megnyomásával tudunk hozzáadni. Ekkor egy újabb három legördülő listát tartalmazó sor jelenik meg az ablakban. Itt értelemszerűen, a „Személy” lehetőséget kell kiválasztani „Cellaérték” szerint a „A-Z” sorrendben.
Mint azt az ablak is írja a „Dátum” mellett jobbra, hogy „Rendezés”, míg a „Személy” mellé azt, hogy „Azután” a megfelelő prioritásban végzi a sorbarendezést.
Ha esetleg változtatni szeretnénk a rendezés prioritásán, akkor azt az ablak felső részén a kis nyilakat tartalmazó gombokkal tehetjük meg. Tehát, ha azt szeretnénk a korábbiakban beállítottakkal szemben, hogy a személyek legyen elsődlegesen ábécésorrendben, azok mellett pedig a dátumok növekvő sorrendben, akkor a „Személy” sorát kijelölve az említett gombra kattintva a „Dátum” felé helyezhető.
NÉZET
Pár szót érdemes megejteni a „Nézet” fülön beállítható lehetőségekről. Az Excel használatánál talán az elsődleges kényelemet a „Panelek rögzítése” adja.
Ezt a „Nézet” fülön belül az „Ablak” menücsoporton belül találjuk.
Mint a korábbi példákban is látható volt táblázataink első sora általában a címsor. Előfordulhat azonban, hogy táblázatunk meglehetősen sok sorból áll, így egy-egy lentebb található adat olvasása közben a címsor nem látszik.
Ez olyan táblázatok esetén, ahol több oszlop azonos típusú adatot tartalmaz, kifejezetten nehezíti a tábla olvasását. Erre ad megoldást az, ha rögzítjük a felső sort.
Ezt a „Panelek rögzítése” gombra kattintva a megjelenő listából a „Felső sor rögzítése” lehetőségre kattintva érhetjük el.
Ekkor a felső sor mindig a nézetben marad, így mindig látjuk melyik oszlophoz melyik cím tartozik.
Mint a példán látható -egy kis lefelé görgetés után - az 1-es sor alatt látjuk az 56-os sort.
Értelemszerűen más irányú rögzítés is kedvező lehet használat közben, így ahol az első sort, az első oszlopot is tudjuk rögzíteni.
Ez értelemszerűen akkor kedvező, ha az oszlopok száma magas és oldalra szeretnénk görgetni az leső oszlop nézetben tartása mellett.
Ugyanakkor az is előfordulhat, hogy az első sort és oszlopot is, vagy akár több oszlopot és sort is szeretnénk a nézetben tartani a táblázatunk felépítése miatt.
A mintatábla egy jelenlétit tartalmaz. Mint látható két címsorra is szükség van, mert a név mellett rögzítve van, hogy honnan jár be az adott személy. Mint láthatjuk, a kényelmes áttekinthetőséghez az ’A ’és ’B’ oszlopot és az ’1’-es és ’2’-es sort kellene rögzíteni. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy a kijelölést abba a cellába visszük, ami a görgethető terület bal felső cellája lesz. Esetünkben ez a ’C3’-as cella.
Ezt követően pedig az „Ablaktábla rögzítése” menüpontra kattintunk.
Itt meg kell jegyezni, hogy ha esetleg már életben van más sor vagy oszlop rögzítés, azt előbb fel kell oldani. Ezt pontosan ugyanezzel a lista elemmel tehetjük meg azonban, ha rögzítve van oszlop vagy sor, akkor „Ablaktábla feloldása” címmel jelenik meg.
Ha már befejeztük egy tábla formázását, beképletezését és csak írni és olvasni szeretnénk a táblába, javíthatja az áttekinthetőséget, ha a „Nézet” fülön belül a „Megjelenítés” menücsoportnál kivesszük a pipát a „Szerkesztőléc” és „Fejléc” mellől. Ezzel némi extra helyet adva a konkrét táblának.
A rácsvonalak eltűntetésére is van itt lehetőségünk, ez az általunk hozzáadott szegélyeket nem fogja érinteni.
Ha esetleg a táblázatunk két különböző pontján szeretnénk adatokat egyszerre megjelenítve áttekinteni, az „Ablak” menücsoporton belül az egyik lehetőségünk erre a „Felosztás”.
A gomb megnyomásakor az aktuális kijelölésnél 4 részre osztja a tábla megjelenítését, ha az nem a megjelenítés határán van.
Ha a megjelenítés határán van, vagyis az aktuálisan látott cellatartomány legfelső sorában vagy balszélen, akkor két részre osztja a nézetet. Ha a kijelölés a legfelső sorban van, függőlegesen, ha balszélen, vízszintesen osztja ketté a képeket.
Ha az aktuális kijelölés a bal felső cella, akkor a felosztást, a megjelenítés közepére rakja.
A felosztásokban az egymás mellett lévő részek vízszintesen, az egymás felett lévő részek függőlegesen görgethetők egymástól függetlenül.
A felosztások a „Felosztás” gomb ismételt megnyomásával kikapcsolhatók.
Másik lehetőségünk is van egy táblázat kiterjedtebb megjelenítésére mégpedig, ha két ablakban jelenítjük meg azt.
Erre az opcióra „Nézet” fülön belül az „Új ablak” gomb megnyomásával van lehetőségünk.
Ekkor az Excel ugyanazt a fájlt két ablakban nyitja meg, így azt egymás mellé helyezve egyszerre tekinthető ugyanaz a táblázat.
Előnye ennek a nézetnek, hogy nem csak ugyanazt a táblát, hanem ugyanazon fájlon belül különböző lapokat is áttekinthetünk egyszerre.
Kettőnél több ablak is hozzáadható, melyeket aztán a „Mozaik” gomb megnyomásakor megjelenő ablakon igényünk szerint állíthatunk be.
A nézetnél végül meg kell említenünk három nézettípust. Ez a három típus a „Normál” az „Oldaltöréses előnézet” és a „Lapelrendezés”. Ezek beállítását is a „Nézet” fülön találjuk bal oldalt.
Az eddigi példákban ezt a nézetet használtuk, ez az alapértelmezett is.
Az „Oldaltöréses előnézet” nézetben azt láthatjuk, hogy az adott munkalap kinyomtatása esetén a táblázat milyen tartományai kerülnének egy lapra.
Látható, hogy a cellák mögé az oldal sorszámát is kiírja. A kék határvonalakkal mozgatásával módosíthatjuk az egy lapra kerülő tartományokat.
„Lapelrendezés” nézetben már sokkal inkább a tényleges nyomtatási képet láthatjuk. Ekkor az élőfej és élőláb is megjelenik, amennyiben készítettünk, ha nem, ebben a nézetben van erre is lehetőségünk.
